作業の罠

作業というのはやりだすと時間を忘れて没頭してしまうことがある。
時間がいくらでもあれば問題ないのだが残念ながら時間には常に限りがある。

今日は作業の罠について書いてみたいと思う。

「作業の罠に陥らないようにしよう。」
これは私がNPOで活動をしている際によく言われる言葉である。

そのNPOでは毎年、若手社会人と学生向けのビジネスプランコンテストを開催している。
私は毎年運営に関わっているのだが、その準備の中で、事務備品の集計という仕事がある。

備品集計とはNPOのイベント運営で必要な備品の数を数えて、足りないものがあれば発注するという仕事だ。この何も考えずに始めてしまうと、全ての備品を端から数え始めて最終的には2~3時間はかかる。実はこの作業にはコツがある。普通にやると時間の掛かる作業なのだが、ポイントを押さえておけば30分程度で終えることができる。

まず、集計する備品を「消耗品」と「耐久品」に分ける。
さらに「消耗品」を「現地調達できるもの」と「事前に発注しておかないといけないもの」に分ける。

「耐久品」は致命的に数が不足していなければ、すぐ使えなくなることはないので確認は最低限壊れていないかや使えない状態でないかの確認を行い、あとは前年とほぼ数は同じである。
「消耗品」でも「現地調達できるもの」は同じく予備が少なかったとしても、必要最低限揃っていれば問題ない。最終的に、「事前に発注しておかないと現地で調達することができないもの」に絞って確認を行えば、端から全て数える場合に比べて4~6倍の効率で作業ができる。

それでは発注するもの以外の数が正確に分からないし手抜きではないか、という意見もあるかもしれない。ただ、これは手を抜いているのではない。やるべきことの目的から作業を分解してメリハリをつけているのである。外してはいけない重要なところを押さえておくことで、目的を最小のコストで達成することができる。

備品集計の最終目的は、イベント運営するのに足りない備品を発注することなので、備品を端から全て数えることが目的なのではない。馬鹿にすることなかれ、作業の目的を考えない人はこの作業の罠に簡単に陥ってしまうし、会社の中でも同じことはしょっちゅう起きている。

冒頭に書いた通り、時間が無制限であれば問題ないかもしれない。
実は、NPOでやっているビジネスプランコンテストは二泊三日間という短期間で実在の企業を題材に事業提案をしてくださいというものだ。若手社会人や学生にとって、この与えられている二泊三日間はビジネスプランを考えるのには大分短い。ただし、実際のビジネスにおいても時間が無限にあるという前提はあり得ないので、社会人になっても同じような制約下で仕事をする場面は遅かれ早かれ出てくるはずだ。二泊三日間だからこそ、事前にやっておくべきことと当日やることを色分けしてメリハリをつける必要がある。

また、ビジネスプランコンテストで学生にグループワークをしてもらっていると、インターネットで調べごとを始めて延々に作業している場面を見かける。ネットに答えがあるわけではないと言っても調べ続けてしまうことがある。

ではインターネットを使わせないようにするかというと、そうではない。今の時代インターネットがない世界というのは存在しないのだから、使えるものは使ったら良い。ただ、何の目的で調べているのか、何の情報を得たいのか決めてから調査をしなければ目的なき作業となり延々時間がかかる。

これは仕事でも同様で、目的が明確でない作業に溺れて土日出社や徹夜を繰り返しても分かるのは体力の限界がどこで訪れるかぐらいである。よく若手の社会人は夜遅くまで作業をして、翌日体調がすぐれないということを言うが、夜はきっぱり帰って土日はメリハリをつけて遊んだほうが良い。そのほうが仕事が捗るし、短時間で仕事を終わらせていればこいつはできると思われて周りからの評価も上がる。

話が逸れたので、戻そう。

作業の罠とはまさに、目的を考えず、ただ作業することが目的になってしまっている状態のことだ。
備品の集計で言えば目的を考えず作業をし始めて、端から全て数え出してしまうことを言う。

是非、この作業の罠にははまらずに目的を考えて仕事をしたい。
目的を考えるとは、つまり「なぜ」この作業をしているのかを考えるということだ。

言い尽くされた言葉かもしれないが「なぜを5回繰り返せ」とは至極本質的な考え方なのだ。

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